20 Esimerkkejä poissaoloviestistä (2023)

Aina kun otat vapaata töistä, on paras käytäntö kirjoittaa poissaoloviesti.

Hyvien poissaoloviestien kirjoittaminen voi olla hankala tehtävä. Haluat antaa työtovereillesi ja asiakkaillesi kaikki tiedot, joita he tarvitsevat poissaolostasi, ja samalla löytää oikean tasapainon ystävällisyyden ja ammattimaisuuden välillä.

Jos yrität kirjoittaa poissaolovastausta etkä ole varma, kuinka aloittaa, olet tullut oikeaan paikkaan.

Tämä artikkeli antaa sinulle viisi parasta vinkkiämme poissaoloviestien kirjoittamiseen sekä 20 esimerkkiä, joita voit käyttää lähtökohtana.

Mikä on Poissaoloviesti?

Poissaoloviesti (tai OOO-viesti) on automaattinen sähköpostivastaus, joka selittää, että olet poissa töistä pidemmän aikaa. Nämä viestit auttavat varmistamaan, että liiketoiminta voi jatkua sujuvasti poissaolosi aikana.

Kun aktivoit poissaoloviestin, jokainen, joka lähettää sinulle sähköpostia, näkee automaattisen vastauksesi heti. Näin he tietävät, kuinka kauan olet poissa ja keneen he voivat tällä välin ottaa yhteyttä.

Jos työskentelet työpaikassa, jossa kollegasi odottavat välittömiä vastauksia, voi olla hyödyllistä jättää poissa toimistosta saamasi viestit aina, kun olet poissa työpöydältäsi, vaikka kyseessä olisi vain lyhyt kokous tai tapaaminen.

Jos pidemmät läpimenoajat ovat vakiona työssäsi, sinun ei tarvitse kirjoittaa poissaoloviestejä, kun olet menossa lyhyelle tapaamiselle, mutta sinun tulee silti käyttää niitä aina lomalle, sairauslomalle tai muulle pidennetylle tapaamiselle. poissaolo.

Kuinka kirjoittaa hyvä poissaoloviesti

Hyvän poissaoloviestin tulee sisältää seuraavat kolme tietoa:

1. Tarkka päivämäärä, jolloin palaat

Nämä tiedot ovat tärkeitä, jotta kollegasi tietävät, milloin he voivat odottaa sinulta vastausta.

2. Yleinen syy, miksi olet poissa toimistosta

Voit mainita, oletko lomalla, sapattivapaalla vai henkilökohtaisella vapaalla.

3. Mihin ottaa yhteyttä poissa ollessasi

Jos et pysty hoitamaan työhön liittyviä tehtäviä poissa ollessasi, on hyödyllistä mainita, kuka sinua suojaa, jos joku tarvitsee välitöntä apua. Muista ilmoittaa kollegasi koko nimi, tehtävänimike ja yhteystiedot.

Jos työskentelet alalla, jolla saattaa tulla kiireellisiä skenaarioita, joista haluaisit saada tietoa, voit mainita vaihtoehtoisen tavan ottaa sinuun yhteyttä hätätilanteessa. Jos esimerkiksi aiot vastata puheluihin mutta et sähköposteihin ollessasi poissa, voit lisätä matkapuhelinnumerosi.

Älä tunne painostusta sisällyttämään nämä tiedot, ellei työsi sitä vaadi – vapaa-aikasi on loppujen lopuksi vapaa-aikasi!

20 Esimerkkejä poissaoloviestistä

Miltä siis loistava poissaoloviesti oikeastaan ​​näyttää?

Tässä on 20 esimerkkiä out of office -viesteistä, joita voit käyttää viitepisteinä kirjoittaessasi omiasi. Olemme kuratoineet esimerkkejä seuraaviin luokkiin:

• Yksinkertainen
• Ammattilainen
• Loma
• Lyhytaikainen
• Sairasloma
• Äitiys- tai isyysloma
• Loma
• Edistäminen
• Hauska

Yksinkertaisia ​​esimerkkejä poissaoloviestistä

Esimerkki 1:

Kiitos viestistäsi. Olen poissa toimistosta [paluupäivämäärä] asti [yleisestä syystä]. Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [kollegan yhteystiedot]. Muuten palaan asiaan palattuani.

Ystävällisin terveisin,

[Sinun nimesi]

Esimerkki 2:

Olen poissa toimistosta [yleisestä syystä] [paluupäivämäärä] asti. Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [kollegan yhteystiedot].

[Sinun nimesi]

Esimerkkejä ammattimaisista poissaoloviesteistä

Esimerkki 1:

Hei,

Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä poissa toimistosta [paluupäivämäärä] asti [yleisestä syystä]. En voi vastata viestiisi ennen kuin palaan.

Jos tarvitset tällä välin apua, ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [kollegan yhteystiedot].

Parhaat,

[Sinun nimesi]

Esimerkki 2:

Hei,

Olen poissa toimistosta [yleisestä syystä], enkä pääse käyttämään sähköpostia.

Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [kollegan yhteystiedot]. Muussa tapauksessa vastaan ​​viestiisi, kun olen palannut töihin [paluupäivä].

Ystävällisin terveisin,

[Sinun nimesi]

Esimerkkejä lomasähköpostiviesteistä

Esimerkki 1:

Hei siellä,

Olen lomalla perheeni kanssa [lähtöpäivä] - [paluupäivä], ja minulla on rajoitettu pääsy sähköpostiin palaamiseen asti.

Jos tarvitset välitöntä vastausta, ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [kollegan yhteystiedot]. Jos asia ei ole kiireellinen, palaan takaisin.

Ystävällisin terveisin,

[Sinun nimesi]

Esimerkki 2:

Hei,

Kiitos viestistäsi. Olen lomalla [lähtöpäivä] - [paluupäivä]. Tarkistan sähköpostit säännöllisesti, mutta en ehkä pysty vastaamaan viestiisi ennen kuin palaan.

Jos tämä on kiireellinen skenaario, voit soittaa minulle numeroon [matkapuhelinnumero]. Muuten palaan asiaan palattuani.

Kiitos kärsivällisyydestäsi. Odotan innolla näkemistäsi palattuani!

Ystävällisin terveisin,

[Sinun nimesi]

Esimerkkejä lyhytaikaisista poissaolosanomista

Esimerkki 1:

Hei,

Kiitos viestistäsi. Olen poissa työpöydältäni tapaamisen vuoksi [lähtöaika] - [paluuaika] tänään, [nykyinen päivämäärä].

En pääse käsiksi sähköpostiini ennen kuin palaan, joten jos tarvitset jotain kiireellistä, ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [kollegan yhteystiedot]. Jos viestisi voi odottaa, vastaan ​​heti kun olen palannut toimistolle.

Nauti loppupäivästäsi!

Kiitos,

[Sinun nimesi]

Esimerkki 2:

Hei,

Kiitos sähköpostistasi. Olen poissa konferenssin vuoksi tänään, [nykyinen päivämäärä].

Minulla on rajoitettu pääsy sähköpostiin konferenssin aikana, joten jos pyyntösi ei voi odottaa huomiseen, ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteeseen [kollegan yhteystiedot], niin he huolehtivat kaikesta mitä tarvitset, kunnes minä palata.

Toivottaen,

[Sinun nimesi]

Esimerkkejä lääketieteellisestä poissaoloviestistä

Esimerkki 1:

Hei,

Kiitos viestistäsi. Olen poissa toimistosta sairauslomalla [lähtöpäivä] - [paluupäivä].

En voi vastata sähköposteihin ennen kuin palaan, joten kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [kollegan yhteystiedot].

Kiitos ymmärryksestäsi tänä vaikeana aikana.

Parhaat,

[Sinun nimesi]

Esimerkki 2:

Kiitos sähköpostistasi.

Olen OOO sairaslomalla [lähtöpäivä] - [paluupäivä].

Työkaverini [kollegan nimi] vastaa työstäni tänä aikana. Voit tavoittaa hänet osoitteessa [kollegan yhteystiedot].

Ystävällisin terveisin,

[Sinun nimesi]

Esimerkkejä äitiys- tai isyyslomasta poissaolosta

Esimerkki 1:

Hei siellä,

Kiitos sähköpostistasi! Olen poissa toimistosta kahdeksan viikkoa isyysvapaalla.

Vastaan ​​sähköpostiisi, kun palaan [palautuspäivä]. Jos tarvitset jotain kiireellisesti, voit ottaa yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [kollegan yhteystiedot].

Toivottavasti sinulla on mahtava loppupäiväsi!

Ystävällisin terveisin,

[Sinun nimesi]

Esimerkki 2:

Hei,

Olen poissa äitiyslomalla [lähtöpäivä] - [paluupäivä].

Tarkistan sähköpostit ajoittain tänä aikana, mutta jos pyyntösi on kiireellinen, ota rohkeasti yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [kollegan yhteystiedot]. Muussa tapauksessa vastaan ​​sähköpostiisi, kun palaan.

Parhaat,

[Sinun nimesi]

Esimerkkejä lomapoissaoloviestistä

Esimerkki 1:

Hei!

Toimistomme ovat kiinni kiitospäivän tauon vuoksi [sulkemispäivä] - [uudelleenavauspäivä]. Vastaamme viestiisi mahdollisimman pian.

Hyvää lomaa,

[Sinun nimesi]

Esimerkki 2:

Hei siellä,

Pidän vapaata töistä viettääkseni ramadania [paluupäivämäärä] asti.

Jos pyyntösi on kiireellinen, ota rohkeasti yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [kollegan yhteystiedot]. Muussa tapauksessa vastaan ​​sähköpostiisi, kun palaan.

Nauti lomasta!

Kippis,

[Sinun nimesi]

Esimerkkejä promootioista viesteistä

Esimerkki 1:

Hei!

Kiitos viestistäsi. Olen lomalla [lähtöpäivä] - [paluupäivä], ja vastaan ​​sähköpostiisi palattuani.

Sillä välin voit nauttia ilmaisesta otteesta tulevasta kirjastani [kirjan nimi]. Jos pidät lukemastasi, voit ennakkotilata sen osoitteessa [linkki].

Hyvää päivän jatkoa,

[Sinun nimesi]

Esimerkki 2:

Hei siellä,

Kiitos viestistäsi. Olen poissa toimistosta ja vastaan ​​sähköposteihin, kun palaan [palautuspäivämäärä]. Välitöntä apua varten voit ottaa yhteyttä kollegaani [kollegan nimi] osoitteessa [kollegan yhteystiedot].

Jos haluat pysyä ajan tasalla yrityksen [yrityksen nimi] töistä, kun olen poissa, voit seurata meitä sosiaalisen median alustoillamme osoitteessa [social media handles].

Nauti päivästäsi!

Parhaat,

[Sinun nimesi]

Hauskoja esimerkkejä toimiston ulkopuolella olevista viesteistä

Esimerkki 1:

Koputtaa, koputtaa.

Kuka siellä?

En minä. Olen poissa toimistosta [paluupäivämäärä] asti.

Jos tarvitset vastauksen ennen kuin palaan, ota yhteyttä [kollegan nimi] osoitteessa [kollegan yhteystiedot].

Esimerkki 2:

Virhe 404: Työntekijää ei löydy.

Työntekijä, jota yrität tavoittaa, tulee takaisin [paluupäivämäärä].

Esimerkki 3:

Lähden kokeilemaan onneani lottovoitossa. Jos se ei toimi, palaan [paluupäivä].

Esimerkki 4:

Olen ooo [paluupäivämäärä] asti. Jos tarvitset jotain kiireellisesti, valitse vapaasti oma seikkailusi:

[kollegan 1 nimi] osoitteessa [kollegan 1 yhteystiedot]

[kollegan 2 nimi] osoitteessa [kollega 2:n yhteystiedot]

[kollegan 3 nimi] osoitteessa [kollega 3:n yhteystiedot]

5 vinkkiä poissaoloviestin kirjoittamiseen

Joten miten kirjoitat onnistuneen poissaoloviestin? Tässä on viisi vinkkiä, joiden avulla voit tehdä sähköpostistasi yhtä aikaa tehokkaan ja kohteliaan.

Vinkki 1: Pidä se lyhyenä ja suloisena

Parhaat poissaoloviestit ovat lyhyitä ja ytimekkäitä.

Anna kaikki tarvittavat tiedot muutamalla ytimekkäällä lauseella ja allekirjoita sitten. Sinun ei tarvitse tuhlata kollegojesi aikaa liian moniin poissaolosi yksityiskohtiin.

Muista, että sinun ei tarvitse antaa henkilökohtaisia ​​tietoja siitä, miksi olet lähdössä – sinun ei esimerkiksi tarvitse paljastaa henkilökohtaisia ​​sairauksia tai perheen tarpeita, ellet ole tyytyväinen siihen.

Vinkki 2: Muokkaa viestiä ProWritingAidilla

Et koskaan halua lähettää ammattimaista sähköpostia, joka sisältää kielioppivirheen. Kirjoituksesi laatu voi vaikuttaa siihen, miten kollegasi ja asiakkaasi näkevät sinut.

Yrityssähköpostisi on aina hyvä ajaa laadukkaastikieliopin tarkistaja, kuten ProWritingAid, joka auttaa sinua varmistamaan, että annat parhaansa.

Vinkki 3: Älä tee lupauksia, joita et voi pitää

Yleinen virhe poissaolosähköpostien kanssa on lupausten antaminen, joita et pysty pitämään.

Älä esimerkiksi lupaa vastata sähköpostiin heti kun palaat. Sinulla on todennäköisesti paljon tehtävää palattuasi, joten et voi taata nopeaa läpimenoaikaa.

Samoin vältä antamasta kollegan apua keskustelematta hänen kanssaan ensin. Työtoverin yhteystietojen antaminen voi olla haitallista, jos hän ei suostu siihen etukäteen.

Vinkki 4: Säilytä ammattimainen sävy

Usein on houkuttelevaa käyttää epävirallista tai ystävällistä sävyä, kun olet lähdössä lomalle. Mutta on tärkeää muistaa, että poissaoloviesti on edelleen työsähköposti.

Jos mahdollista, käytä samaa sävyä, jota käytät normaalisti töissä.

Tämä tarkoittaa, että voit käyttää hauskaa poissaolosähköpostia, jos työskentelet rennossa ympäristössä, jossa on normaalia vitsata kollegoiden kanssa.

Toisaalta, jos työskentelet asiakaslähtöisessä työssä, jossa saat säännöllisesti sähköposteja uusilta asiakkailta, voi olla riskialtista lähettää hauska poissaoloviesti. Varmista, että teet oikean ensivaikutelman.

Vinkki 5: Harkitse kaikkia viestintäkanavia

Paras käytäntö on kirjoittaa ja aktivoida poissaoloviesti kaikissa ensisijaisissa kanavissa, joita käytät kommunikointiin liikekumppaneiden kanssa.

Sähköposti on yleisin viestintäkanava useimmille yrityksille, mutta voit myös harkita poissaoloviestin jättämistä Teams-tilillesi, Slack-tilillesi tai muulle yrityksesi käyttämälle digitaaliselle alustalle. Tällä tavalla jokainen, joka lähettää sinulle viestin, tietää, että olet poissa toimistosta.